Qu’est ce qu’un ERP ? A quoi ça sert dans l’entreprise ?
Au fil du temps, les entreprises en croissance ont fini par atteindre un niveau où les simples spreadsheets ne suffisent plus. Pour faire face à ce problème, un ensemble d'outils nommés ERP a vu le jour. Les progiciels de gestion intégrés couramment appelés ERP « Entreprise Ressource Planning » , sont des systèmes qui ont vu le jour dans les années 80. Afin, d'améliorer les performances des entreprises, leurs rendement tout en réduisant les couts des opérations.
Aujourd'hui les systèmes ERP sont devenus plus performants, complexes et ressemblent peu aux anciens modèles, suite à l'intégration des nouvelles technologies telles que AI (intelligence artificielle), machine learning etc... Ces nouveaux ERP sont synonymes de performance de haut niveau, d'optimisation des ressources, de réduction des couts, de rapidité et agilité de traitement de l'inforamtion et par conséquent des entreprises plus compétitives. Mais quelle est la définition d'un ERP?
Qu'est ce qu'un ERP?:
Comme on l'a cité au début le terme ERP est un acronyme issu de la langue anglaise, qui peut être traduit en français par PGI « progiciels de gestion intégrés ». Il existe différentes manières de définir un ERP, selon Oracle les ERPs représentent un type de logiciel que les organisations utilisent pour gérer les activités commerciales quotidiennes, telles que la comptabilité, les achats, la gestion de projet, la gestion des risques et la conformité, et les opérations de la chaîne d'approvisionnement". Oracle ajoute aussi que pour que les ERPs soient performant et complets ils doivent inclure des modules de planification, de gestion des budgets etc…De son coté le dictionnaire American Inventory and Production Control System (APICS) les considère comme « un système d'information orienté comptabilité permettant d'identifier et de planifier les ressources à l'échelle de l'entreprise pour effectuer, expédier et comptabiliser les commandes des clients ». Plus simplement, les ERPs sont des progiciels développés de manière standardisée pour plusieurs entreprises, dans le but de mieux gérer, intégrer les parties essentielles de leurs activités et d'assurer une meilleure planification des ressources, augmentation de production tout en réduisant les couts. En general, ces outils intègrent les fonctionnalités suivantes:
- la gestion financière (facturation et comptabilité).
- La gestion des stocks et approvisionnements.
- La gestion des ressources humaines.
- La gestion des fournisseurs.
- La gestion de vente.
- La gestion des compagnes marketing.
- La gestion de distribution.
- La gestion des activités E-commerce.
- La gestion des projets.
- La gestion des employés.
- La gestion de production.
Les modules de l'ERP:
Caractéristiques des ERPs:
Pour qu’un ERP réalise les différentes fonctionnalités en temps réel et d’une manière cohérente, il doit comporter plusieurs caractéristiques, ces dernières peuvent être énumérées comme suit:
- L'intégration:
L'intégration fait reference aux différentes connexions entre les processus business ainsi qu'aux connexions entre les niveaux hiérarchiques.
- Flexibilité:
La flexibilité fait référence à deux grands points essentielles, le première fait allusion à la flexibilité du déploiement de l'ERP tandis que le deuxième pointe sur sa faculté à s'adapter aux différents changements auxquels l'entreprise peut faire face.
- Traçabilité:
L'ERP doit fournir des pistes qui garantissent la traçabilité de toutes les opérations réalisées.
- Simultanéité:
L'information traitée doit être transmise en temps réel à tous les modules de l'ERP.
- Collection et analyse des données:
Vu que l'ERP abrite toutes les données d'une entreprise, ces derniers sont en mesure de le stocker, ainsi que d'appliquer les différentes types d'anlyse afin de prévoir les résultats et de faciliter la prise de décision.
- Personnalisation:
L'une des grandes caractéristiques de tout bon ERP est sa capacité a être personnalisé. Ceci va garantir son adaptation aux différents besoins spécifiques d'une entreprise ainsi qu'aux différents changements qu'elle rencontrera.
- Automatisation:
Les outils ERPs sont en mesure d'automatiser les différentes taches par exemple, créer des flux de travail, déclencher des processus et envoyer des notifications aux utilisateurs ou des rappels de paiement aux clients.
Pourquoi mettre en place un ERP?
Après avoir expliqué ce qu’est un ERP, il est donc primordial de se poser la question: pourquoi utiliser cet outil?.
Souvent décrit comme étant la colonne vertébrale ou le système nerveux des entreprises, les ERPs fournissent de nombreux arguments qui expliquent pourquoi leurs utilisation est devenue une nécessité.
L'incorporation d'un outil ERP au sein d'un entreprise apporte à ces dernières des avantages précieux qui lui garantissent de rester compétitive dans le marché. Le premier étant lié au fait que ces outils englobent toutes les fonctionnalités de l'entreprise en question.
- Gain de productivité et l'éfficacité.
- Amélioration de la gestion des données.
- Réduction majeure des couts.
- Réduction du temps des traitements des taches.
- Circulation fluide de l'information et la communication entre les différents silos de l'entreprise.
- Actualisation de manière quotidienne voire instantanée des données.
- Facilité à créer des tableaux de bords et Indicateurs qui facilitent la prise des décisions.
Conclusion
Bien que l'incorporation des ERPs offre des avantages innombrables, leur installation est une décision stratégique qui nécessite des ressources importantes à la fois financière que humaines. En prenant toutes ces paramètres en considération une évaluation appropriée des différents outils disponibles dans le marché est plus que nécessaire, sans oublier l'engagement de toute l'entreprise, car une mise en oeuvre ratée peut avoir des effets néfastes sur toute la structure.